Сейчас, когда большинство компаний отправили своих сотрудников работать удаленно, вопросы организации видеозвонков стали особенно актуальны. Кажется, что онлайн-конференции на десятки и даже сотни человек — это шаг к цифровому будущему без границ, когда люди смогут работать из любой точки мира и собираться для переговоров буквально по клику. Но на деле видеозвонки зачастую оказываются не такими идеальными, как можно себе представить. Кто-то не может установить нужную программу, у кого-то на заднем плане постоянно шумят родственники, а кто-то появляется на важном конференц-колле в пижаме и под ником DimonKiller666. Мы собрали несколько простых правил проведения видеозвонков, которые помогут сделать их комфортными для себя и коллег.

Найдите удобную для всех платформу

Для начала определитесь с платформой, которую будет легко использовать всем участникам команды. Возможно, у вас в компании продолжают по старинке созваниваться в Skype, но сейчас появились более удобные сервисы, которые не требуют от вас делиться своим номером телефона и предоставляют куда больше функций. Так, в Zoom можно проводить бесплатные конференции до 40 минут, демонстрировать коллегам свой экран компьютера и автоматически записывать видео и аудио. В прошлом году в приложении нашли уязвимость, которая позволяла подключить человека к конференции без его согласия и включить его камеру, но в Zoom ответили, что в обновленной версии проблему устранили. Сейчас вместе с количеством сотрудников, которые перешли на удаленную работу и начали пользоваться сервисом, растет и цена акций Zoom.

Discord, который полюбили геймеры, можно использовать и для рабочих конференций. Сервис позволяет создать собственный сервер для всех зарегистрированных пользователей с индивидуальной структурой, например с несколькими каналами, настроить для участников разные уровни доступа и даже сделать свое оформление. В чате можно послушать музыку, увидеть экран участника или добавить бота, который будет, например, автоматически искать и показывать картинки. В связи с угрозой распространения коронавируса в Google Hangouts Meet сделали бесплатным ряд полезных возможностей. В конференцию теперь допустимо позвать сразу 250 человек — число сотрудников средней компании. Также бесплатными стали функции прямой трансляции и записи видеовстреч.

Предотвратите технические проблемы

Зарегистрируйтесь на выбранной платформе, установите программу или приложение для звонков заранее, изучите интерфейс и функции. Также не лишним будет протестировать микрофон, наушники и камеру, чтобы не заниматься этим уже во время звонка. В большой команде, где не все сотрудники знакомы между собой, лучше сделать понятную подпись — имя и должность, а не использовать никнейм, особенно если в нем есть какая-то ирония, постирония или метаирония, доступная не всем участникам видеозвонка.

Выберите подходящий фон

Рабочая конференция с включенной камерой — это еще и небольшое вторжение коллег в ваше жилище. Если до этого вы не слишком близко общались и не были друг у друга в гостях, они смогут увидеть вашу квартиру впервые именно в качестве фона во время видеозвонка. Потому постарайтесь, чтобы сзади вас не было разбросанной одежды или нагромождения грязной посуды, ведь перед приходом гостей вы наверняка наводите порядок. Если сил прибраться совсем нет, можно воспользоваться специальной функцией Zoom – виртуальным фоном. Тогда в окне видеосвязи за вашей спиной появится звездное небо, мост Золотые Ворота или зеленая трава.

Оденьтесь подобающе

Хочется верить, что никому не нужно напоминать о необходимости находиться в одежде на рабочих онлайн-встречах. Лучше выбирать что-то однотонное и нейтральное, без мелкого рисунка и пайеток, чтобы не выглядеть на экранах собеседников цветовым пятном или одним большим глитч-эффектом. Не забывайте, что во время видеозвонка может случиться что угодно: кто-то позвонит в дверь (и вам придется идти ее открывать) или понадобится встать и налить себе стакан воды. Так что лучше позаботиться еще и о том, что на вас надето ниже пояса.

Предупредите домашних

Если на время звонка у вас нет возможности полностью уединиться, попросите домашних отложить шумные дела до окончания конференции. К сожалению, с собакой договориться не получится, и для нее придется придумать занятие, например поиск угощения в коробках.

Отключайте микрофон, когда не говорите

Стоит заранее проверить, как включать и отключать звук в выбранном сервисе, чтобы не отвлекать коллег посторонними шумами, например клацаньем по клавиатуре или шуршанием документов. В Discord можно выставить активацию по голосу или нажатию кнопки, а в Zoom просто выключать звук на время, когда вы слушаете собеседника.

Давайте собеседникам время ответить

Когда вы закончили мысль или задали вопрос, подождите несколько секунд, чтобы ваши собеседники успели ответить. Задержки звука могут происходить из-за качества связи, особенно если коллега удаленно работает с экзотических островов.

Поддерживайте зрительный контакт

Лучше сидеть так, чтобы находиться примерно в середине окна видеосвязи. При этом стоит смотреть в камеру, чтобы у собеседника возникло ощущение зрительного контакта. Во время видеозвонка трудно понять, слушает ли вас человек по другую сторону экрана, особенно если он сидит наклонив голову.

Назначьте модератора конференции

К видеозвонку надо относиться так же, как к живой встрече с коллегами, потому и базовые правила здесь действуют абсолютно те же: не опаздывать, не перебивать собеседников, высказываться по очереди, не отходить от темы, чтобы сэкономить время коллег. Но часто именно во время онлайн-совещаний разговор уходит совсем в другую сторону. Потому лучше заранее выбрать человека, который будет следить за тем, чтобы высказались все участники, задаст необходимые вопросы и сделает аудиозапись, если она нужна.


обложка: marioav – stock.adobe.com